Бизнес-аналитик на пресейле в IT. Что делает и за что отвечает

Бизнес-анализ – это очень емкая профессия со множеством методов и подходов, которые можно эффективно применять для разных задач. Сейчас многие сервисные IT-компании привлекают бизнес-аналитиков к работе на пресейле. На этапе предпродажи аналитик помогает выявить бизнес-цели клиента и смоделировать подходящее решение. И это значительно увеличивает шансы на получение контракта.

В некоторых компаниях есть специалисты, которые занимаются только пресейлом, но обычно эту работу совмещают с проектной. В вакансиях для бизнес-аналитиков все чаще требуются навыки работы на пресейле. Вместе с Татьяной Лебедевой, руководителем департамента бизнес-анализа, мы расскажем о пресейле в IT-компании и как бизнес-аналитик помогает понять запрос клиента и получить контракт.

Cодержание:

1. Как проходит пресейл в IT-компании

2. Роль и задачи бизнес-аналитика на пресейле

3. Какие навыки тренируются на пресейле

Как проходит пресейл в IT-компании

Пресейл (pre-sale) – это подготовка к продаже услуг, то есть работа до подписания контракта. На этом этапе обе стороны, клиент и поставщик услуг, присматриваются друг к другу, чтобы заключить сделку на максимально выгодных условиях для обоих.

В сфере IT есть своя специфика пресейла. Сначала в IT-компанию поступает запрос от потенциального клиента. Чаще всего это RFP (request for proposal (RFP), также можеть быть RFI (request for information) и RFQ (request for quote). В отделах маркетинга и продаж запросы классифицируют и отбирают наиболее перспективные. И затем уже формируется команда для обработки RFP и подготовки предложения. Обычно в нее входит сейлз-менеджер, архитектор, бизнес-аналитик и при необходимости другие технические специалисты (разработчик, тестировщик, дизайнер, инженер техподдержки).

Клиенты аутсорсинговой IT-компании могут быть из разных сфер бизнеса: промышленности, медицины, ритейла, логистики, медиа. И даже при одинаковой услуге, например, разработке сайта, у каждого заказчика будут свои цели и ожидания от IT-решения. Чтобы верно определить потребности каждого бизнеса, к пресейлу подключается бизнес-аналитик.

Как правило, на пресейле есть жесткие ограничения по срокам, времени и ресурсам, а также по доступу к заказчику и информации о его компании. В таких условиях появляется риск поспешить и начать лечить симптом, а не саму проблему бизнеса. А выясниться это может только во время проекта, если контракт по итогу будет подписан. Грамотный бизнес-анализ как раз и помогает снизить вероятность такой ошибки и на самом раннем этапе выбрать верную стратегию для проекта.

Роль и задачи бизнес-аналитика на пресейле

На пресейле бизнес-аналитик становится ключевым звеном между клиентом, сейлз-менеджером и технической командой. Аналитик взаимодействует с каждой из сторон, собирает информацию, обрабатывает ее и дает свои комментарии, готовит необходимую документацию. Вместе с командой аналитик проверяет на совместимость цели, возможности клиента и своей компании, чтобы в результате выиграли все заинтересованные стороны.

Основная цель пресейла – получить контракт и превратить потенциального клиента в реального заказчика, а для этого нужно предложить полезное и эффективное решение для бизнеса. С этой задачей и справляется аналитик: находит оптимальное (по бизнес-модели, бюджету, объёму функционала, дате поставки и т.д.) подходящее решение, которое будет отвечать потребностям клиента.

Объем работы бизнес-аналитика на пресейле зависит от типа заказчика: будет ли это крупный бизнес с привычными стандартными процессами, стартап, у которого есть только идея и амбиции, или же продуктовая IT-компания. В каждом из этих случаев есть свои особенности, но обычно список задач аналитика примерно одинаковый.

• Изучение всех доступных материалов по запросу
• Анализ сферы бизнеса, конкурентов, поиск аналогичных решений
• Коммуникация с клиентом
• Определение границ проекта и высокоуровневое описание решения
• Оценка трудозатрат бизнес-аналитика на проекте
• Участие в подготовке коммерческого предложения

Работа аналитика на пресейле осложняется дефицитом времени. Если запрос сложный или не знакома сфера бизнеса, можно потеряться при поиске информации. Для экономии времени изучение RFP лучше начинать с базы знаний, накопленной в компании. Скорее всего, похожие запросы уже обрабатывали или в портфолио есть подобные кейсы. Затем можно искать релевантную информацию в интернете. Нужно постараться посмотреть на бизнес заказчика со стороны и двигаться от общей информации к частной. Сначала почитать про боли и проблемы всей индустрии, ее тенденции и тренды: можно найти квадранты Gartner и отчеты других консалтинговых агентств. Стоит изучить регион клиента, проанализировать конкурентов, поискать аналогичные решения.

Когда все участники пресейл-команды изучили запрос, можно организовать брейншторм-сессии для проработки деталей и обсуждения возможного решения. На этой встрече аналитику полезно задавать вопросы с учетом интересов клиента. Наверняка есть варианты более бюджетных платформ и технологий, или же преимущества более крупных и дорогостоящих окупятся гораздо быстрее. Может, поставка MVP решения в короткие сроки поможет активнее развивать бизнес, или, наоборот, важно проработать регуляторные вопросы до старта проекта.

После обсуждения у команды наверняка останутся вопросы к заказчику, но теперь их будет проще сформулировать и определить приоритеты. Как правило, 10-15 уточняющих вопросов достаточно, чтобы потом дать высокоуровневую оценку решения и при этом не утомить заказчика расспросами. Эффективнее всего разговор с клиентом проходит, если в нем участвуют бизнес-аналитик, сейлз-менеджер и представитель технической команды. Так каждый из участников сможет компетентно ответить на вопросы по своей части и запросить недостающую информацию.

Финальный этап пресейла – подготовка предложения для клиента. Обычно такой документ состоит из технической, коммерческой и маркетинговой частей. Аналитик помогает готовить техническое предложение и предоставляет оценку временных затрат на фазу бизнес-анализа и сопутствующие активности на проекте.

При подготовке и проверке предложения обращайте внимание на точки пересечения целей и возможностей заказчика и вашей IT-компании. Важно всегда помнить про то, что нужно ответить на запрос клиента и покрыть его бизнес-потребности, ориентируясь на компетенции и ресурсы своей команды.

Какие навыки тренируются на пресейле

Клиент на пресейле не всегда знает, какое именно решение нужно иждет инициативы и экспертной оценки от IT-компании. В то же время компании важно показать с лучшей стороны свои возможности и завоевать заказчика. В такой ситуации часто именно бизнес-аналитик берет на себя роль IT-консультанта – ищет, предлагает и обосновывает решение для бизнес-проблемы клиента. И если аналитик успешно справляется с этим в условиях пресейла, при минимальных ресурсах и высокой неопределенности, то доверие к нему как к профессионалу возрастает, считает руководитель департамента бизнес-анализа в Научсофт Татьяна Лебедева:

Из своего опыта я могу сказать, что время, проведенное за изучением RFP и подготовкой предложения, обязательно принесет пользу для дальнейшей карьеры. Во-первых, это дополнительные вызовы и выход из зоны комфорта (особенно, если вы долго работаете на одном проекте), которые необходимы для профессионального роста. Во-вторых, пресейл проходит активно и бодро. Нужно быстро генерировать идеи – и это отличная тренировка ваших навыков.

Если в итоге сделка будет заключена, бизнес- аналитик может войти в команду проекта. А значит, на пресейле он уже проделает очень важную часть работы и заложит прочный фундамент для всего проекта.